Importer un fichier BibTeX dans HAL avec X2HAL


X2HAL est l'application web qui vous permettra d'importer dans HAL le fichier BibTeX (.bib) que vous avez généré à partir de votre logiciel de gestion bibliographique

Connexion et création d'un import


Rendez-vous sur le site de X2hal à l'adresse suivante : https://x2hal.inria.fr/ et connectez-vous avec vos identifiants HAL.

Si vous souhaitez vous exercer ou effectuer des tests, rendez-vous dans le bac à sable X2HAL à l'adresse : https://qlf-x2hal.inria.fr/. Pour avoir accès au bac à sable vous devrez contacter le CCSD pour qu'il vous autorise à effectuer des imports à partir du bac à sable.


Pour effectuer un nouvel import cliquez sur "Créer un import".


Vous arrivez sur un formulaire qui vous demande les informations suivantes:

  • Compte : Le login est rempli automatiquement
  • Libellé : C'est l'intitulé que vous donnez à votre import, il sera visible uniquement dans l'historique de vos imports X2hal
  • Instance HAL : Dans cet espace vous sélectionnez le portail sur lequel vous souhaitez faire l'import
  • Créé le : La date de création de l'import est remplie automatiquement
  • Affilier tous les auteurs si pdf : X2HAL vous permet d'ajouter des fichiers a votre notice, vous pouvez choisir de rendre obligatoire l'affiliation de l'ensemble des auteur·e·s
  • Format d'import : Sélectionnez le format "Bibtex"
  • Fichier : importez votre fichier bibtex (.bib) en cliquant sur "Parcourir"
  • Domaine : choisissez le domaine qui sera commun à l'ensemble des publications que vous importez
  • Collection : rentrez le TampID de la collection à laquelle vous souhaitez ajouter les imports. Cela concerne uniquement les collections alimentées en tamponnage manuel
Une fois la saisie effectuée cliquez sur "Valider" puis sur "Analyser le fichier". Lors de l'analyse du fichier, X2HAL vérifie si votre fichier BibTeX est bien conforme.

Si X2HAL vous signale un erreur lors de l'analyse, c'est que votre fichier comporte une erreur (date manquante,...) vous devrez la corriger dans le logiciel de gestion bibliographique ou directement dans votre fichier BibTeX. Ensuite vous devrez effectuer un nouvel import. Pour effectuer un nouvel import cliquez "Modifier le fichier". Puis modifier le fichier grâce à la petite flèche à côté du nom du fichier, n'oubliez pas d'enregistrer les modifications avant de lancer une nouvelle analyse.
Une fois l'analyse validée, X2hal vous affiche votre liste de publications avec les métadonnées correspondantes.

 

Vérifier les doublons

La première étape est de vérifier si ce que vous importez n'est pas déjà présent dans HAL. Pour cela cliquez sur "Gérer les doublons" en bas à gauche.
Un algorithme identifie alors les potentiels doublons. Il vous présente votre référence ainsi que celle présente dans HAL. Vous devez choisir si "Oui" ou "Non" la référence est un doublon. Si vous sélectionnez "Oui" la référence ne sera pas importée dans HAL. Si vous avez un doute vous pouvez cliquer sur l'identifiant HAL de la référence pour l'afficher dans HAL.
Lorsque le DOI est déjà existant dans HAL, X2HAL le précise et sélectionne la valeur "Oui" par défaut. Si l'ensemble des références sont des doublons vous pouvez choisir l'option "Oui pour tous les ? " tout en bas à gauche.

Une fois que vous avez identifié tous les doublons, rendez-vous en bas de la page et cliquez sur 
"Revenir à la liste des références" - "Revenir à la liste des références" "Revenir à la liste des références"
.

Si l'algorithme n'identifie aucun doublon vous pouvez passer à l'étape suivante. L'étape doublon est alors cochée sur l'ensemble des publications.

La gestion des métadonnées et des fichiers

Lors de cette étape vous pouvez ajouter, modifier et valider des métadonnées pour chaque publication. Si vous avez utilisé un plugin comme le BetterBibTeX et le postscript pour HAL cette étape devrait être relativement rapide.

Notez que les métadonnées sans astérisques ne seront pas importées dans HAL il n'est pas nécessaire de les nettoyer / modifier. Pour modifier une métadonnée il suffit simplement de cliquer sur l'élément que vous souhaitez modifier.

Notez que si vous souhaitez ajouter des fichiers vous pouvez seulement le faire à partir d'une URL.
Si ces éléments apparaissent en orange c'est que des métadonnées manquantes ont été générées automatiquement par X2hal. Libre à vous de la valider en cliquant sur "Vérifier les métadonnées" ou de les modifier en cliquant sur l'élément concerné.

Une fois toutes vos modifications effectuées, cliquez sur "Vérifier les métadonnées". Si toutes les métadonnées nécessaires sont remplies vous pourrez passer à l'étape suivante. Sinon effectuez les modifications nécessaires.

Ajouter les affiliations


Pour démarrer cette étape cliquez sur "Générer les affiliations". Un algorithme vous propose alors des affiliations : rouge si c'est peu probable, orange si c'est probable, vert si c'est très probable.

Pour gagner du temps, commencez la vérification des affiliations par le bas de la page car X2HAL propose une option d'affiliation rétroactive, pour que ce soit efficace il est nécessaire de le faire à partir du document le plus récent, or comme les documents sont classés par ordre chronologique, il est préférable de commencer par la dernière référence et de remonter.

Si X2HAL vous propose une affiliation qui est la bonne cliquez sur le "camembert" et choisissez l'option "Valider l'affiliation de l'auteur pour toute les références => 27 février 2024" ce qui permettra de valider en masse en cette affiliation pour cet auteur (d’où l'intérêt de commencer par le bas de la liste où se trouvent les publications les plus récentes). Si votre auteur·e a plusieurs affiliations dans cet import vous pouvez valider l'affiliation par année ou uniquement pour cette référence.


Si X2HAL ne vous propose pas d'affiliation ou une affiliation qui est fausse il faudra la modifier manuellement en cliquant sur le symbole "Editer cet auteur".


 En vous rendant tout en bas de la page d'édition vous pourrez choisir une ou plusieurs affiliations. N'oubliez de supprimer l'affiliation erronée en cliquant sur la poubelle.


Notez qu'il n'est pas possible de créer de nouvelles affiliations dans AuréHAL à partir de X2HAL.

Comme dans HAL, vous devrez affilier au moins un·e auteur·e. Si vous avez coché l'option " Affilier tous les auteurs si pdf" lors de la création de l'import, vous devrez affilier tou·te·s les auteur·e·s si vous avez joint un fichier.

Si en parcourant la liste vous voyez que toutes les affiliations sont bonnes vous pouvez cliquer sur "Valider toutes les affiliations calculées".

Importer dans HAL

Une fois les auteur·e·s affilié·e·s, vous n'avez plus qu'à cliquer sur "Importer dans HAL". Vous n'aurez qu'à rentrer votre mot de passe et cliquer sur "Importer". Une fois l'import effectué un message de succès s'affiche. Vous pouvez ensuite afficher la synthèse des références importées et les consulter directement sur HAL.

Mis à jour le 08 juillet 2019