Étape 2: Compléter les métadonnées du document

La seconde étape consiste à ajouter des métadonnées à votre dépôt. Les métadonnées permettent notamment que votre document soit indexé par le moteur de recherche de HAL et aussi par les moteurs de recherche plus généraux (comme Google, ou Qwant).
Afin, que le dépôt puisse être réalisé, un certain nombre de métadonnées doivent être obligatoirement renseignées.

Vous pouvez aussi modifier les métadonnées d'un document déjà existant en vous rendant tout en bas d'une notice et en cliquant sur

.

L'ajout automatique de métadonnées

L'ajout automatique de métadonnées se déroule au moment de l'étape 1, lors du dépôt du document. Si vous souhaitez en bénéficier, retourner sur l'onglet "Déposer le(s) fichier(s)" si vous l'avez quitté.

Deux techniques permettent d'ajouter automatiquement des métadonnées:

• La reconnaissance de texte dans le document déposé (permet de reconnaitre le titre, l'auteur, la langue ou le DOI quand le document est bien structuré.
• L'ajout d'un identifiant. Lorsque vous êtes l'onglet dans "Déposer le(s) fichier(s)" vous avez un espace "Chargez les métadonnées à partir d'un identifiant". Si votre publication dispose d'un identifiant vous pouvez le renseigner à cet endroit. Par défaut l'identifiant demandé est le DOI, mais il est possible d'afficher la liste des identifiants acceptés en cliquant sur la flèche à côté de "DOI". Le DOI est l'identifiant le plus courant.

L'ajout d'un DOI permet notamment de compléter de nombreuses métadonnées, mais aussi de détecter les doublons de manière plus efficace. Le DOI a aussi d'autres avantages en termes de visibilité, pour en savoir plus, rendez-vous plus bas dans ce tutoriel dans la partie "Les métadonnées qui rendent visible". Notez que les DOI concernent dans la majorité des cas les articles de revue et tous les articles de revue ne bénéficient pas d’un DOI (Trouvez un DOI).


Attention l'ajout automatique de métadonnées par la reconnaissance de texte est souvent la source d'erreurs. Il est donc indispensable de vérifier les métadonnées renseignées automatiquement.

Pour accéder au formulaire qui permet de compléter les métadonnées, ouvrez l'onglet "Compléter les métadonnées du document".

Les métadonnées obligatoires

Les métadonnées obligatoires varient en fonction du type de document que vous souhaitez ajouter. La métadonnée "Type de document" est donc la première métadonnée à remplir.

Si vous êtes en vue simple, seules les métadonnées obligatoires s'afficheront. Pour passer en vue simple déchochez "Afficher la liste complètes des métadonnées" en haut à droite de l'onglet.


Les noms des champs obligatoires sont augmentés d'un astérisque. Si toutes les métadonnées obligatoires sont remplies lorsque vous passerez à l'onglet suivant celui-ci passera en vert, sinon il restera rouge et vous ne pourrez pas valider votre dépôt.

Métadonnées obligatoires non complétées

Métadonnées obligatoires complétées

Rendez vos dépôts plus visibles grâce aux métadonnées

L'ajout de métadonnées est aussi une bonne solution pour rendre un dépôt plus visible. Ces métadonnées ne sont accessibles qu'en vue détaillée. Pour afficher la vue détaillée, remontez en haut de l’onglet « Compléter les métadonnées du document » et cochez « Affichez la liste complète des métadonnées ».

Ajouter des identifiants

L’ajout de DOI vous permettra de bénéficier des avantages suivants :

• Récupération automatique de certaines métadonnées pour compléter le dépôt
• Détection des doublons optimisée
• Affichage d’un URL pérenne vers la ressource dans la notice
• Affichage d’un lien de téléchargement de la ressource dans la notice si elle est en Open Access. Si elle n’est pas en Open Access mais qu’elle est disponible dans le cadre du Projet ISTEX, HAL affichera un lien vers ISTEX.

Pour ajouter un DOI (ou un identifiant de manière générale) il est préférable de le faire à partir de l’onglet « Déposer le(s) fichier(s) » ainsi HAL récupèrera automatiquement un certain nombre de métadonnées qui viendront compléter le dépôt. Pour en savoir plus rendez-vous ci-dessus dans la partie: Ajout automatique des métadonnées.

Attention les DOI concernent dans la majorité des cas les articles de revues et tous les articles de revues ne bénéficient pas d’un DOI. Trouvez un DOI.

Si la ressource a déjà été déposée dans ArXiv ou PMC vous pouvez aussi renseigner cet identifiant, cela permettra à HAL de faire le lien entre les deux archives ouvertes.
 

Ajouter un résumé

Les moteurs de recherche (HAL, Google, Qwant…) cherchent aussi dans le résumé, il est donc important de renseigner le résumé. En cliquant sur « + » HAL vous propose d’ajouter d’autres résumés en différentes langues.

Ajouter des mots-clés

Les mots-clés sont aussi indexés par les moteurs de recherche. L'ajout de mots-clés rendra donc votre dépôt plus visible. De plus, les listes de mots-clés peuvent servir à générer des nuages de tags qui peuvent être partagés sur les CV HAL ou sur les pages d'accueil des collections.

Vous pouvez saisir une liste de mot clés en les séparant par une vigule ou un point-virgule. Puis cliquez sur « + ».

Vous pouvez aussi ajouter des mots clés dans une autre langue.

Ajouter un projet (ANR ou ERC)

Si la publication est financée par un projet ANR ou ERC vous devez signaler le projet dans le dépôt. De nombreux projets sont déjà présents dans le référentiel AuréHAL. Vous pouvez les saisir par le titre, l’acronyme ou le numéro de référence du projet.
Ils s’afficheront avec le code couleur suivant :

• Vert pour les projets en cours
• Jaune pour les projets terminés
• Si votre projet n’apparaît pas ou s’il s’affiche en rouge contactez-nous.

Les dépôts multilingues

Au dela du résumé et des mots clés, le titre et le sous-titre sont aussi des champs multilingues. Cela permet ensuite à la personne qui consulte la notice de pouvoir afficher ces différents éléments dans la langue de son choix.

Faciliter la citation

Afin de faciliter la citation des documents déposés dans HAL nous vous conseillons de compléter les métadonnées suivantes:

• Pour les articles: le numéro, le volume, la pagination.
• Pour les ouvrages: l'éditeur commercial, le lieu, le nombre de page.
• Pour les chapitres d'ouvrages: l'éditeur commercial, les éditeurs scientifiques, le lieu, la pagination.

                    Etape suivante: Compléter les données auteur