Cette dernière étape consiste à remplir les données concernant les auteur.e.s de la publication.
Notez que pour que le dépôt puisse être validé, il est nécessaire qu'au moins un.e. auteur.e. soit renseigné.e avec son affiliation. Cependant nous vous recommandons de signaler l'ensemble des auteur.e.s.
Ces données sont parfois remplies automatiquement par l'algorithme de HAL. Elles sont parfois erronées. Même si HAL a renseigné toutes les données obligatoires pour le dépôt il est indispensable de vérifier si elles sont correctes.
Renseigner les noms des auteur.e.s
Si vous êtes systématiquement l'auteur.e des publications que vous déposez vous pouvez gagner du temps complétant vos préférences de dépots, ainsi votre nom et votre affiliation seront automatiquement renseignées. Pour en savoir plus rendez vous dans le tutoriel Personnaliser mon profil et mes préférences.
Pour rajouter un.e auteur.e, saisissez son nom dans le champ "Ajouter un auteur".
Choisir un.e auteur.e dans la liste d'auteur.e.s - Choisir un.e auteur.e dans la liste d'auteur.e.sChoisir un.e auteur.e dans la liste d'auteur.e.s
HAL vous proposera alors une série de choix en vert, jaune et rouge. Privilégiez la forme verte si les informations qui y sont renseignées vous laissent penser que cette personne pourrait être votre co-auteur.e. Sinon sélectionner une forme en rouge. Pour en savoir plus sur les formes auteur.e.s et leurs couleurs rendez-vous dans le tutoriel Créer mon IDHAL.
Si l'auteur.e n'apparait pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter un nouvel auteur" tout en haut de la liste. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez a minima le nom et le prénom.
Ajouter un nouvel auteur - Ajouter un nouvel auteurAjouter un nouvel auteur
GAGNEZ DU TEMPS: Ajouter une liste d'auteur.e.s
Si jamais vous souhaitez ajouter une longue liste d'auteur.e.s, cochez "Affichez toutes les options" en haut à droite de l'onglet et choisissez l'option "Ajouter un liste d'auteur". Vous n'aurez alors qu'à effectuer un copier/coller de votre liste, choisir la forme (Nom Prénom ou Prénom Nom) et choisir le séparateur utilisé. Pensez bien à remplacer le dernier séparateur de votre liste (souvent "and" ou "et") par le séparateur utilisé dans le reste dans la liste.
Ajouter une liste d'auteur.e.s - Ajouter une liste d'auteur.e.sAjouter une liste d'auteur.e.s
Pour supprimer un.e auteur.e il vous suffit de vous rendre à droite de la ligne et de cliquer sur "Pour cet auteur" et de choisir "Supprimer". Dans ce menu vous trouverez aussi l'option "Choisir la fonction". Par défaut la fonction est "auteur". Vous pouvez par exemple modifier la fonction en : auteur correspondant, directeur scientifique, traducteur, commentateur …
Pour pouvoir finaliser le dépôt il est nécessaire qu'au moins un.e auteur.e soit affilié.e.
Cependant il est préférable d'affilier un maximum d'auteur.e.s car c'est l'affiliation qui permet de faire apparaitre votre dépôt dans la majorité des portails institutionnels et des collections (de laboratoires notamment). Affilier un maximum d’auteur.e.s permet donc à votre dépôt d’être visible sur un maximum de portails et de collections.
Notez que les affiliations dans HAL sont hiérarchisées, ainsi, si vous vous affiliez à votre équipe de recherche vous serez automatiquement affilié à votre laboratoire ainsi qu'à la tutelle de votre laboratoire.
Vous pourrez ajouter des affiliations dans le champ situé sous le nom de l'auteur. Privilégiez les affiliations vertes (structure ouverte et validée) et jaune (structure fermée), n'utilisez les affiliations rouges qu'en dernier recours. Si votre affiliation n'apparait ni en vert ni en jaune n'hésitez pas à nous contacter.
Il est possible que HAL génère automatiquement des affiliations. Elles ne sont pas toujours justes, il est possible que HAL affiche l'ancienne affiliation de votre co-auteur.e, ou l'affiliation d'un homonyme de votre co-auteur.e. Dans ce cas vous pouvez modifier l'affiliation en cliquant sur "Pour cette structure" au bout de la ligne et "Supprimer". Ensuite vous n'avez plus qu'à saisir la véritable affiliation. Notez que vous pouvez saisir plusieurs affiliations.
Supprimer une affiliation - Supprimer une affiliationSupprimer une affiliation
